KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusunun kimliği

Unvan: [ŞİRKET UNVANI] (“GreenQuestAmerica” markasıyla faaliyet gösterir)

Adres: [ŞİRKET ADRESİ]

MERSİS No: [MERSİS NO] — Vergi Dairesi / No: [VERGİ DAİRESİ] / [VERGİ NO]

E-posta: info@greenquestamerica.com — KEP: [KEP ADRESİ] — Telefon: +90 539 599 06 29

2. İşlenen kişisel veri kategorileri

• Kimlik: ad soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve yeri, kimlik kartı ve pasaport bilgileri, medeni hâl ve aile bireylerine ilişkin bilgiler (evlilik belgesi, aile başvurularında eş ve çocuk bilgileri).
• İletişim: telefon numarası, e-posta adresi, adres.
• Müşteri işlem: ilgilenilen hizmet, talep formu notu, başvuru kodu, başvuru aşaması, yüklenen evrakların durumu, panel içi mesajlar ve WhatsApp yazışmaları.
• Finans: banka hesap dökümü, ödeme dekontu, ödeme tutarı ve tarihi, fatura bilgileri.
• Görsel kayıtlar: biyometrik/DV fotoğrafı ile kimlik ve pasaport üzerindeki fotoğraf. Bu görseller üzerinde kimlik tespitine yönelik biyometrik işleme yapılmaz; fotoğraf yalnızca resmî başvuru ölçütlerine uygunluk için incelenir.
• Mesleki deneyim ve eğitim: diploma, SGK hizmet dökümü, meslek belgesi, iş sözleşmesi.
• Hukuki işlem: hizmet sözleşmesi, onay kayıtları, vekâletname, talep ve şikâyet kayıtları.
• Seyahat ve başvuru belgeleri: sigorta poliçesi, konaklama ve ulaşım belgeleri.
• İşlem güvenliği: panel kullanıcı adı, şifre özeti (hash), oturum ve erişim kayıtları, IP adresi.
• Özel nitelikli kişisel veriler: adli sicil kaydında yer alan ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler ile, başvurunuzun gerektirmesi hâlinde ve yalnızca sizin ilettiğiniz belgelerde yer aldığı ölçüde sağlık verileri.

3. Kişisel verilerin işlenme amaçları

• Hizmet talebinizin alınması, değerlendirilmesi ve sizinle iletişime geçilmesi,
• Danışmanlık hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası; başvuru dosyasının hazırlanması, evrakların incelenmesi ve süreç bilgilendirmelerinin yapılması,
• Müşteri paneli hesabının oluşturulması, kimlik doğrulama ve oturum yönetimi,
• Yüklenen evrakların yapay zekâ destekli otomatik ön kontrolünün yapılması (doğru evrak olup olmadığı, okunaklılık, geçerlilik süresi),
• Talebiniz ve bilginiz dahilinde başvurunun ilgili resmî makama ya da başvuru merkezine iletilmesi,
• Ödemelerin doğrulanması; finans, muhasebe ve faturalama işlemlerinin yürütülmesi,
• Mevzuattan doğan saklama, bilgi verme ve bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• Talep ve şikâyetlerin yönetilmesi, olası uyuşmazlıklarda ispat ve hakların korunması,
• Bilgi güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi.

4. İşlemenin hukuki sebepleri

• KVKK m.5/2-c — sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması: talep formu, panel hesabı, kimlik, iletişim, mesleki/eğitim ve başvuru verilerinin hizmetin sunulması için işlenmesi.
• KVKK m.5/2-ç — hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi: fatura, ödeme ve sözleşme kayıtlarının 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve vergi mevzuatı uyarınca saklanması; yetkili kurumların taleplerinin karşılanması.
• KVKK m.5/2-f — temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat: bilgi güvenliğinin sağlanması, işlem güvenliği kayıtlarının tutulması, hizmet kalitesinin ve ispat imkânının korunması.
• KVKK m.5/1 ve m.6 — açık rıza: (i) adli sicil kaydındaki ceza mahkûmiyeti verileri ile varsa sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, (ii) evrakların yapay zekâ destekli otomatik ön kontrolden geçirilmesi ve (iii) kişisel verilerin aşağıda belirtilen hizmet sağlayıcılar nezdinde yurt dışına aktarılması.

5. Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Kişisel verileriniz; internet sitemizdeki giriş bilgisi talep formu, müşteri paneli (hesap oluşturma, evrak ve dekont yükleme, panel içi mesajlaşma), WhatsApp yazışmaları, e-posta ve telefon görüşmeleri aracılığıyla, tamamen veya kısmen otomatik yollarla, doğrudan sizden ya da adınıza hareket eden yasal temsilcinizden toplanır. Oturum ve erişim kayıtları, siteyi ve paneli kullanımınız sırasında otomatik olarak oluşur.

6. Aktarım alıcıları ve yurt dışına aktarım

Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun biçimde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılır:

Anılan hizmet sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunduğundan kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmaktadır. Bu aktarım, 2024 yılında yapılan değişiklikle yeniden düzenlenen KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen usul ve esaslar çerçevesinde, açık rızanıza dayanılarak gerçekleştirilir.

• Bilişim altyapısı hizmet sağlayıcıları: veritabanı ve dosya deposu için Supabase (Avrupa Birliği, Frankfurt); barındırma için Vercel (ABD merkezli, küresel altyapı).
• Yapay zekâ hizmet sağlayıcısı: evrak ön kontrolü için Google (Gemini API).
• İletişim hizmet sağlayıcısı: WhatsApp (Meta).
• Resmî makamlar ve başvuru merkezleri: yalnızca talebiniz ve bilginiz dahilinde, başvurunuzun yapılacağı makam ya da yetkili başvuru merkezi.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yargı mercileri: mevzuatın zorunlu kıldığı hâllerde; ayrıca gerektiğinde mali müşavir ve hukuk danışmanı gibi sır saklama yükümlülüğü altındaki profesyonel danışmanlar.

7. Saklama süreleri

Süresi dolan veriler silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir. İptal edilen başvurulara ait dosya ve kayıtlar, yasal saklama yükümlülüğü bulunanlar dışında, talebiniz üzerine kalıcı olarak silinir. Belirtilen süreler şirket politikasına ve mevzuat değişikliklerine göre güncellenebilir.

• Başvuru evrakları: hizmetin tamamlanmasından itibaren 2 yıl.
• Sözleşme, fatura ve ödeme kayıtları: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve vergi mevzuatı gereğince 10 yıl.
• Giriş bilgisi talep formu kayıtları (sözleşme kurulmamışsa): 1 yıl.
• İşlem güvenliği kayıtları: 2 yıl.

8. KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız

Yapay zekâ destekli ön kontrol bakımından: evraklarınız hakkındaki nihai karar her zaman insan danışman tarafından verilir; bununla birlikte ön kontrol sonucuna itiraz ederek evrakınızın danışman tarafından yeniden incelenmesini her zaman isteyebilirsiniz.

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK’da öngörülen koşullar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi; kimliğinizi tespit etmeye elverişli bilgilerle birlikte (i) [ŞİRKET ADRESİ] adresine yazılı olarak, (ii) [KEP ADRESİ] kayıtlı elektronik posta (KEP) adresine ya da (iii) daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresinizden info@greenquestamerica.com adresine göndererek iletebilirsiniz.

Başvurunuzda ad soyad, imza (yazılı başvuruda), T.C. kimlik numarası (yabancılar için pasaport numarası), tebligata esas adres veya e-posta adresi ve talep konusu yer almalıdır.

Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Talebinizin reddedilmesi, yanıtın yetersiz bulunması ya da süresinde yanıt verilmemesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunma hakkınız vardır.

10. Açık Rıza Beyanı

Müşteri panelinde başvuru başlatırken işaretlediğiniz onay kutusu aşağıdaki beyanın karşılığıdır:

“KVKK Aydınlatma Metni’ni okudum ve anladım. Bu kapsamda; (1) adli sicil kaydımda yer alan ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler ile ilettiğim belgelerde yer alması hâlinde sağlık verilerim dahil özel nitelikli kişisel verilerimin başvuru dosyamın hazırlanması amacıyla işlenmesine, (2) yüklediğim evrakların, nihai kararı insan danışman vermek kaydıyla, yapay zekâ destekli otomatik ön kontrolden geçirilmesine ve (3) kişisel verilerimin bu amaçlarla sınırlı olarak Aydınlatma Metni’nde belirtilen, sunucuları yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılara (Supabase, Vercel, Google, Meta/WhatsApp) aktarılmasına özgür irademle açık rıza veriyorum.”

Açık rıza vermek zorunda değilsiniz; ancak bu işlemeler hizmetin teknik altyapısının ayrılmaz parçası olduğundan, rıza verilmemesi ya da geri alınması hâlinde hizmeti müşteri paneli üzerinden sunmamız mümkün olmayabilir. Rızanızı dilediğiniz zaman, 9. bölümdeki yöntemlerle ya da WhatsApp üzerinden bize yazarak geri alabilirsiniz; geri alma ileriye dönük olarak sonuç doğurur.

Güncellemeler

Bu metin, mevzuat ve hizmet değişikliklerine göre güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır ve sayfanın başında belirtilen tarihten itibaren geçerli olur. Önemli değişiklikleri, mümkün olduğu ölçüde müşteri paneli ya da WhatsApp üzerinden ayrıca duyururuz.